Este día hubieron varios expositores los cuales nos hablaron del siguiente tema:
"Características de un buen expositor"
Para ser un buen administrador o un buen contador, se requiere tener conocimientos y habilidades duras, como son las analíticas y cuantitativas. Sin embargo, para ser un gerente o un director, que tiene personal a su cargo, se necesita, además, desarrollar habilidades suaves o humanas. Dentro de las competencias humanas destaca la habilidad de comunicación efectiva, necesaria para informar y persuadir a los grupos con los que se relaciona la empresa. Una herramienta de comunicación muy usada en el mundo de los negocios es hacer presentaciones ejecutivas.
EL PROCESO DE LA PRESENTACIÓN
PLANEACIÓN En la planeación es necesario elaborar cuatro elementos: análisis de la situación, estructura, mensaje y apoyos visuales.
Análisis de la Situación.: La situación se refiere al entorno que rodea a la presentación, a la ocasión de que se trate y al ambiente que la caracteriza. No es lo mismo hacer una presentación a compañeros de clase que a clientes potenciales o para amigos que celebran su boda. Para que una presentación sea exitosa se deben analizar los cuatro elementos que definen la situación: el tema, el objetivo, análisis de la audiencia y el expositor. a. Tema: Se refiere a un aspecto específico de una materia. Es aquello de lo que se va a hablar, el asunto sobre el que trata la presentación. Por ejemplo, los resultados de una investigación de mercados.
b. Objetivo: Consiste en el propósito de la presentación, es la razón por la que se hace, aquello que se pretende lograr con la audiencia. Siguiendo con el ejemplo del tema referente a los resultados de la investigación de mercados, el objetivo puede ser sólo informar o bien convencer a la dirección general de las bondades de lanzar un nuevo producto al mercado. El tema se refiere a aquello de lo que se habla, mientras que el objetivo al por qué o para qué se habla.
c. Análisis de la Audiencia: La audiencia o auditorio se refiere a las personas que recibirán la presentación. Son los receptores de nuestro mensaje. Al planear una presentación, se debe hacer un análisis cuidadoso de la audiencia que tendremos. Por ejemplo, es conveniente e incluso necesario que conozcamos características como edad, nivel de escolaridad, sexo, profesión, nivel jerárquico de los asistentes, así como sus preferencias y necesidades y las actitudes probables que tienen con respecto al tema y al orador.
d. Expositor: El último elemento a considerar en la Situación de una presentación es el expositor. Muchas veces pensamos que podemos llegar a ser mejores expositores imitando a otras personas, cuyas presentaciones nos han impactado. Si ellos empiezan sus presentaciones con un chiste, queremos hacer lo mismo, sin considerar que nuestra personalidad es más seria o que nuestro sentido del humor es fatal. Cada expositor debe ser fiel así mismo y encontrar su propio estilo.
Mensaje El segundo elemento de la etapa de planeación se refiere a la elaboración del mensaje de la presentación. El Mensaje es la idea central que se quiere dejar en la mente de los receptores, es la esencia de la presentación misma.La estructura de una presentación consiste en ordenar su contenido de tal forma que permita que el público pueda entender y recordar más fácilmente la idea central. Si pensamos en la presentación total, la estructura de ésta debe incluir tres partes: introducción, cuerpo y conclusiones.
En general, es conveniente que en las presentaciones se usen apoyos visuales o multimedia, ya que estos reducen el costo mental de la asimilación, facilitan la comprensión y aseguran una mejor retención del mensaje. Sin embargo, se debe ser prudente al utilizar los apoyos, el ponente debe confiar en sí mismo y en el contenido de su presentación, ya que apoyos espectaculares nunca sustituirán la calidad de las ideas ni las habilidades de comunicación del expositor. Además, se debe dominar el uso de estos recursos y sentirse a gusto con ellos.
